Il nostro compito è quello di richiedere alle compagnie aeree le compensazioni che potrebbero essere dovute in caso di perturbazione del volo.
Per questo, è necessario che ci vengano inviate numerose informazioni riguardanti il Cliente e in particolare: documenti d'identità e di viaggio, indirizzo e-mail, eventuale recapito telefono, nomi dei vari membri della famiglia che hanno viaggiato insieme al Cliente.
Riteniamo che la protezione di questi dati personali sia essenziale: questo è un aspetto essenziale della nostra attività e della relazione con i clienti. Per questo motivo ci impegniamo al massimo per rispettare le disposizioni di legge che proteggono il Cliente e i suoi dati:
Questo documento è la nostra (la "Policy"): spiega come raccogliamo e trattiamo i dati personali e fornisce tutte le informazioni necessarie per capire come controllarne l'utilizzo.
Si applica a tutti i dati personali che possiamo ricevere tramite il nostro sito internet https://www.airrefund.com e a tutta la sua ramificazione e le sue versioni, attraverso le pagine e gli account creati sui social network, ed elaborati con tutti i nostri strumenti e software. Non si applica ai siti web, agli strumenti e ai software di terzi (nostri clienti, partner, sponsor o qualsiasi altra terza parte, ecc.) anche se il nostro sito contiene un link al loro sito internet e anche se sono nostri fornitori di beni o servizi o nostri subappaltatori.
Si tratta di qualsiasi informazione relativa ad una persona fisica identificata o identificabile (ad esempio, il nome, il numero di prenotazione aerea composto da diverse lettere sono dati personali perché rendono identificabile il Cliente da parte della compagnia aerea: inserendo questo riferimento nei suoi strumenti, può identificarlo).
Quando si compila un modulo: i dati personali che si inseriscono (o che si sceglie di inserire) nelle caselle "cognome, nome, e-mail, recapito telefonico e messaggio" per sé stessi e, se del caso, per le persone che hanno accompagnato il Cliente e lo hanno incaricato di compilare il modulo per conto loro.
Quando si inviano i documenti:
Attraverso il nostro sito Internet https://www.airrefund.com o una delle sue versioni: sia attraverso il modulo online nella sezione "Contatti", sia attraverso il modulo online nella sezione "Avvia la mia richiesta di compensazione", quindi se il caso sembra ammissibile, attraverso il nostro secondo modulo con alcune domande aggiuntive per verificare l’ammissibilità.
Tramite e-mail: non appena comunichiamo via e-mail, durante l’intera gestione della richiesta, in particolare quando ci vengono inviati i documenti.
Attraverso la propria società in caso di viaggiatori d’affari (nell’ambito di un contratto di partnership concluso con la propria società e la sua agenzia di viaggi professionale). L’e-mail che si riceve contiene quindi un link diretto al nostro secondo modulo.
Lo scopo della raccolta e del trattamento dei dati personali è quello di permetterci di prendere tutte le misure necessarie per portare a termine la richiesta di compensazione: follow-up del caso, trasmissione agli interlocutori e intermediari interessati (vedi domanda 6), trattative amichevoli e talvolta controverse con le compagnie aeree e, in caso di esito positivo, pagamento della compensazione. Inoltre, in caso di esito positivo, il riferimento del caso (dati personali indiretti) potrà essere utilizzato per supportare le richieste di altri passeggeri dello stesso volo.
Infine, i dati personali potranno essere utilizzati per consentirci di definire indicatori di performance al fine di migliorare costantemente il nostro servizio (indagine di soddisfazione facoltativa e eventualmente anonima).
Prima di tutto, si informa che i dati personali non saranno mai venduti, noleggiati o condivisi in alcun modo per scopi commerciali (né a titolo gratuito, né a titolo oneroso).
I dati personali saranno invece ovviamente trasmessi a diversi soggetti che li trattano ai fini dell’avanzamento del caso (vedi domanda 5): al servizio clienti e/o all’ufficio legale delle compagnie aeree, agli organismi nazionali competenti (i “national enforcement bodies” presenti nei vari paesi dell’Unione europea, come la DGAC in Francia), se necessario ad un avvocato (ma solo con la vostra autorizzazione scritta) che potrà portare il caso in tribunale, o a qualsiasi altro organismo che possa far vincere il caso.
Inoltre, i dati personali possono essere trasmessi ad altri destinatari rigorosamente definiti e autorizzati, come un servizio clienti in outsourcing (in modo da poter avere più spesso il Cliente al telefono, che è fondamentale nella nostra concezione dei rapporti con i clienti, facendo al contempo avanzare le richieste di compensazione), o il nostro supporto tecnico e IT.
Questi vari soggetti possono quindi mettersi in contatto con il Cliente, ma solo nell’ambito del follow-up e dell’avanzamento della richiesta di compensazione.
Si ricorda che facciamo in modo che i nostri partner e subappaltatori offrano garanzie almeno equivalenti in termini di protezione dei dati personali.
Ottenere il consenso è obbligatorio per l’autorizzazione al trattamento dei dati (diritto europeo). In questo caso, il consenso è tacito, vale a dire che salvo contrordine del Cliente, collegandosi ai nostri vari strumenti e utilizzando i nostri servizi, il Cliente autorizza:
Per tutti i minori di 16 anni che ci contattano, dobbiamo ottenere il consenso del loro rappresentante legale: in caso contrario, i dati personali saranno distrutti. Oltre i 16 anni di età e in termini di dati personali, la persona è considerata maggiorenne e in grado di disporre dei propri dati da sola.
I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità del trattamento (vedi domanda 5), vale a dire fino alla chiusura della richiesta di compensazione. In seguito, i dati personali saranno archiviati per l’intero periodo legale di conservazione delle prove (ad esempio per giustificare il nostro reddito e le nostre procedure). Alla fine di questo periodo legale, i dati personali saranno distrutti. Una notifica di tale distruzione verrà inviata.
Il nostro obiettivo è quello di trattare i dati personali nel modo più sicuro e protetto possibile. A tal fine, adottiamo tutte le misure fisiche, tecniche e organizzative adeguate a garantirne la riservatezza e prevenire, per quanto possibile, qualsiasi alterazione, perdita o accesso non autorizzato ai dati. Si ricorda in particolare che tutti coloro che hanno accesso ai dati personali sono vincolati da un obbligo di riservatezza e sono soggetti a misure disciplinari e/o altre sanzioni in caso di mancato rispetto dei loro obblighi.
I dati personali sono conservati all’interno dell’Unione europea (Irlanda e Germania). In linea con gli obblighi del RGPD e con le esigenze della professione, abbiamo deciso di sviluppare il nostro strumento di gestione delle richieste di compensazione.
Ora che abbiamo indicato cosa succede ai dati personali a noi affidati, ecco una descrizione dei vari diritti di cui gode il Cliente. Ne esistono 6:
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Per qualsiasi domanda sulla presente Policy, è possibile contattare il nostro responsabile della protezione dei dati personali al seguente indirizzo: DPO@airrefund.com. Tuttavia, si prega di notare che nessuna richiesta relativa allo stato di avanzamento della richiesta di compensazione sarà gestita utilizzando questo indirizzo e-mail: qualsiasi e-mail a questo proposito sarà purtroppo cancellato senza essere trasferito.