Air refund

POLICY SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI


Il nostro compito è quello di richiedere alle compagnie aeree le compensazioni che potrebbero essere dovute in caso di perturbazione del volo.

Per questo, è necessario che ci vengano inviate numerose informazioni riguardanti il Cliente e in particolare: documenti d'identità e di viaggio, indirizzo e-mail, eventuale recapito telefono, nomi dei vari membri della famiglia che hanno viaggiato insieme al Cliente.

Riteniamo che la protezione di questi dati personali sia essenziale: questo è un aspetto essenziale della nostra attività e della relazione con i clienti. Per questo motivo ci impegniamo al massimo per rispettare le disposizioni di legge che proteggono il Cliente e i suoi dati:

Questo documento è la nostra (la "Policy"): spiega come raccogliamo e trattiamo i dati personali e fornisce tutte le informazioni necessarie per capire come controllarne l'utilizzo.

ABBIAMO SCELTO UN FORMATO INTUITIVO DI 12 DOMANDE / RISPOSTE:

  1. Cosa copre la nostra Policy?
  2. Cos’è un dato personale?
  3. Quali dati personali raccogliamo?
  4. Come raccogliamo i dati personali?
  5. A quale scopo, per quale “scopo di trattamento”?
  6. A chi inviamo i dati personali?
  7. Come viene dato il consenso?
  8. E il consenso dei figli?
  9. Per quanto tempo conserviamo i dati personali?
  10. Come proteggiamo i dati personali?
  11. Quali sono i diritti del Cliente e come li può esercitare?
  12. Appunto sull’uso di cookie
  1. Cosa copre la nostra Policy?

    Si applica a tutti i dati personali che possiamo ricevere tramite il nostro sito internet https://www.airrefund.com e a tutta la sua ramificazione e le sue versioni, attraverso le pagine e gli account creati sui social network, ed elaborati con tutti i nostri strumenti e software. Non si applica ai siti web, agli strumenti e ai software di terzi (nostri clienti, partner, sponsor o qualsiasi altra terza parte, ecc.) anche se il nostro sito contiene un link al loro sito internet e anche se sono nostri fornitori di beni o servizi o nostri subappaltatori.

  2. Cos’è un dato personale?

    Si tratta di qualsiasi informazione relativa ad una persona fisica identificata o identificabile (ad esempio, il nome, il numero di prenotazione aerea composto da diverse lettere sono dati personali perché rendono identificabile il Cliente da parte della compagnia aerea: inserendo questo riferimento nei suoi strumenti, può identificarlo).

  3. Quali dati personali raccogliamo?

    Quando si compila un modulo: i dati personali che si inseriscono (o che si sceglie di inserire) nelle caselle "cognome, nome, e-mail, recapito telefonico e messaggio" per sé stessi e, se del caso, per le persone che hanno accompagnato il Cliente e lo hanno incaricato di compilare il modulo per conto loro.

    Quando si inviano i documenti:

    • Almeno un documento d’identità: data di nascita, sesso, stato civile, situazione coniugale / familiare, caratteristiche fisiche (come riportate nella foto, nell’altezza e nel colore degli occhi), numero del documento d’identità e indirizzo di residenza dichiarata;
    • Almeno un documento di viaggio: numero di prenotazione (PNR), numero del biglietto elettronico, qualsiasi altra informazione eventualmente indicata sulla prenotazione come il riferimento ad una disabilità (richiesta di assistenza o di una sedia a rotelle) o ad una allergia alimentare;
    • Qualsiasi altro dato personale che possa comparire su qualsiasi altro documento che si decide di inviarci (ad esempio un certificato medico).


    Quando si firma il nostro mandato elettronico:
    • L’indirizzo IP per garantire la validità della firma elettronica.
    • L’indirizzo postale.
    In caso di esito positivo del caso: le coordinate bancarie o BIC/IBAN in versione europea.

    In ogni momento: qualsiasi altro dato fornito durante i contatti con AirRefund durante l’intera gestione della richiesta di compensazione, fermo restando che trattiamo solo i dati necessari per il nostro scopo, vale a dire lo svolgimento della nostra missione.

  4. Come raccogliamo i dati personali?

    Attraverso il nostro sito Internet https://www.airrefund.com o una delle sue versioni: sia attraverso il modulo online nella sezione "Contatti", sia attraverso il modulo online nella sezione "Avvia la mia richiesta di compensazione", quindi se il caso sembra ammissibile, attraverso il nostro secondo modulo con alcune domande aggiuntive per verificare l’ammissibilità.

    Tramite e-mail: non appena comunichiamo via e-mail, durante l’intera gestione della richiesta, in particolare quando ci vengono inviati i documenti.

    Attraverso la propria società in caso di viaggiatori d’affari (nell’ambito di un contratto di partnership concluso con la propria società e la sua agenzia di viaggi professionale). L’e-mail che si riceve contiene quindi un link diretto al nostro secondo modulo.

  5. A quale scopo, per quale “scopo di trattamento”?

    Lo scopo della raccolta e del trattamento dei dati personali è quello di permetterci di prendere tutte le misure necessarie per portare a termine la richiesta di compensazione: follow-up del caso, trasmissione agli interlocutori e intermediari interessati (vedi domanda 6), trattative amichevoli e talvolta controverse con le compagnie aeree e, in caso di esito positivo, pagamento della compensazione. Inoltre, in caso di esito positivo, il riferimento del caso (dati personali indiretti) potrà essere utilizzato per supportare le richieste di altri passeggeri dello stesso volo.

    Infine, i dati personali potranno essere utilizzati per consentirci di definire indicatori di performance al fine di migliorare costantemente il nostro servizio (indagine di soddisfazione facoltativa e eventualmente anonima).

  6. A chi inviamo i dati personali?

    Prima di tutto, si informa che i dati personali non saranno mai venduti, noleggiati o condivisi in alcun modo per scopi commerciali (né a titolo gratuito, né a titolo oneroso).

    I dati personali saranno invece ovviamente trasmessi a diversi soggetti che li trattano ai fini dell’avanzamento del caso (vedi domanda 5): al servizio clienti e/o all’ufficio legale delle compagnie aeree, agli organismi nazionali competenti (i “national enforcement bodies” presenti nei vari paesi dell’Unione europea, come la DGAC in Francia), se necessario ad un avvocato (ma solo con la vostra autorizzazione scritta) che potrà portare il caso in tribunale, o a qualsiasi altro organismo che possa far vincere il caso.

    Inoltre, i dati personali possono essere trasmessi ad altri destinatari rigorosamente definiti e autorizzati, come un servizio clienti in outsourcing (in modo da poter avere più spesso il Cliente al telefono, che è fondamentale nella nostra concezione dei rapporti con i clienti, facendo al contempo avanzare le richieste di compensazione), o il nostro supporto tecnico e IT.

    Questi vari soggetti possono quindi mettersi in contatto con il Cliente, ma solo nell’ambito del follow-up e dell’avanzamento della richiesta di compensazione.

    Si ricorda che facciamo in modo che i nostri partner e subappaltatori offrano garanzie almeno equivalenti in termini di protezione dei dati personali.

  7. Come viene dato il consenso?

    Ottenere il consenso è obbligatorio per l’autorizzazione al trattamento dei dati (diritto europeo). In questo caso, il consenso è tacito, vale a dire che salvo contrordine del Cliente, collegandosi ai nostri vari strumenti e utilizzando i nostri servizi, il Cliente autorizza:

    • la raccolta e l’utilizzo dei suoi dati alle condizioni stabilite nella presente Policy;
    • il fatto che i suoi dati siano potenzialmente trasferiti al di fuori del proprio paese di connessione (anche in paesi fuori dall’Unione europea), ma solo per consentirci di portare a termine la nostra missione. In caso di trasferimento fuori dall’Unione europea, verranno adottate misure specifiche per regolamentare tali trasferimenti, in particolare attraverso l’uso delle clausole previste dal diritto europeo.


    Infine, si ricorda che è possibile revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (vedi sezione "Come esercitare i proprio diritti"), fermo restando che se tale revoca comporta la risoluzione anticipata del nostro contratto, si dovranno pagare le spese di risoluzione anticipata come specificato nelle nostre condizioni generali di vendita.

  8. E il consenso dei figli?

    Per tutti i minori di 16 anni che ci contattano, dobbiamo ottenere il consenso del loro rappresentante legale: in caso contrario, i dati personali saranno distrutti. Oltre i 16 anni di età e in termini di dati personali, la persona è considerata maggiorenne e in grado di disporre dei propri dati da sola.

  9. Per quanto tempo conserviamo i dati personali?

    I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità del trattamento (vedi domanda 5), vale a dire fino alla chiusura della richiesta di compensazione. In seguito, i dati personali saranno archiviati per l’intero periodo legale di conservazione delle prove (ad esempio per giustificare il nostro reddito e le nostre procedure). Alla fine di questo periodo legale, i dati personali saranno distrutti. Una notifica di tale distruzione verrà inviata.

  10. Come proteggiamo i dati personali?

    Il nostro obiettivo è quello di trattare i dati personali nel modo più sicuro e protetto possibile. A tal fine, adottiamo tutte le misure fisiche, tecniche e organizzative adeguate a garantirne la riservatezza e prevenire, per quanto possibile, qualsiasi alterazione, perdita o accesso non autorizzato ai dati. Si ricorda in particolare che tutti coloro che hanno accesso ai dati personali sono vincolati da un obbligo di riservatezza e sono soggetti a misure disciplinari e/o altre sanzioni in caso di mancato rispetto dei loro obblighi.

    I dati personali sono conservati all’interno dell’Unione europea (Irlanda e Germania). In linea con gli obblighi del RGPD e con le esigenze della professione, abbiamo deciso di sviluppare il nostro strumento di gestione delle richieste di compensazione.

  11. Quali sono i diritti del Cliente e come li può esercitare?

    Ora che abbiamo indicato cosa succede ai dati personali a noi affidati, ecco una descrizione dei vari diritti di cui gode il Cliente. Ne esistono 6:

    • Diritto di accesso
      : possibilità di richiedere la comunicazione dell’intero contenuto dei dati personali che il Cliente ci ha comunicato;
    • Diritto di rettifica
      : possibilità di richiedere la rettifica dei dati personali, nel caso in cui fossero inesatti.
    • Diritto di opposizione
      : possibilità di opporsi al trattamento dei propri dati personali, per motivi legittimi e per determinate finalità indicate al momento della raccolta. Ad esempio, è possibile richiedere che i propri dati personali non vengano più visualizzati in una mailing list (cosa che attualmente non avviene all’interno di AirRefund).
    • Diritto alla portabilità
      : possibilità di ricevere i propri dati personali trasmessi in un formato strutturato, di uso comune e leggibile meccanicamente, e di trasportare questi dati per trasmetterli per il trattamento ad un altro soggetto.
    • Diritto di cancellazione
      (‘diritto all’oblio’): possibilità di richiedere la cancellazione dei propri dati personali nel più breve tempo possibile nel caso in cui (i) il trattamento non sia necessario per le finalità indicate (vedi domanda 5), (ii) il consenso sia stato revocato (vedi domanda 7), (iii) l’interessato si sia opposto al trattamento, (iv) il trattamento sia illecito, (v) la cancellazione sia necessaria per adempiere ad un obbligo legale, e infine (vi) i dati personali raccolti riguardino persone di età inferiore ai 16 anni sui social network (vedi domanda 8).
    • Diritto di limitazione
      : possibilità di limitare il trattamento dei dati personali nel caso in cui (i) l’esattezza dei dati personali trattati sia contestata, per un periodo di tempo tale da consentirci di verificare l’esattezza dei dati personali trattati, (ii) il trattamento sia illecito e il Cliente si oppone alla cancellazione e chiede invece che il loro utilizzo sia limitato, (iii) non abbiamo più bisogno dei dati personali trattati per le finalità indicate, ma rimangano comunque necessari per la costatazione, l’esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria.

    È possibile esercitare uno di questi diritti in qualsiasi momento presso AirRefund, in qualità di titolare del trattamento dei dati personali. Qualsiasi richiesta relativa all’uso di questi diritti dovrà essere inviata via e-mail all’indirizzo dataprotection@airrefund.com e sarà elaborata entro 15 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta.

    Tuttavia, attenzione: l’esercizio di questi diritti non può essere abusivo, non può essere invocato per risolvere anticipatamente il nostro mandato o rivendicare la sua inapplicabilità, quando ad esempio la compagnia sceglie di risarcire direttamente il Cliente sul suo conto corrente bancario, quando siamo intervenuti nel suo caso. In tal caso, potrebbero essere addebitati costi di risoluzione anticipata.

  12. Appunto sull’uso di cookie

    Possiamo utilizzare cookie o tecnologie simili per garantire la migliore esperienza utente possibile, analizzare le tendenze e tracciare i vostri flussi di utilizzo. I cookie sono piccoli file di testo memorizzati sul dispositivo dell’utente per tracciare le sue abitudini di utilizzo e registrare le sue preferenze. I nostri cookie non contengono informazioni che permettono di identificare le persone. Raccogliamo automaticamente determinate informazioni attraverso l’uso di cookie e tecnologie di tracciamento, come l’indirizzo IP, il tipo di browser, il provider di servizi Internet, le pagine di rinvio/uscita, i file visualizzati sul nostro sito internet (come le pagine HTML, le illustrazioni), il sistema operativo, la data e/o i dati del flusso di navigazione al fine di analizzare le tendenze generali e gestire il sito internet. È possibile controllare singolarmente l’uso dei cookie nel loro browser. Tuttavia, se si sceglie di disattivare i cookie, l’uso di alcune caratteristiche o funzionalità potrebbero essere limitate all’interno dei nostri servizi o sul nostro sito web.

ALTRE DOMANDE? CONTATTA IL NOSTRO “DPO”

Per qualsiasi domanda sulla presente Policy, è possibile contattare il nostro responsabile della protezione dei dati personali al seguente indirizzo: DPO@airrefund.com. Tuttavia, si prega di notare che nessuna richiesta relativa allo stato di avanzamento della richiesta di compensazione sarà gestita utilizzando questo indirizzo e-mail: qualsiasi e-mail a questo proposito sarà purtroppo cancellato senza essere trasferito.